La productividad tiene distintos significados para cada persona. Para algunos, significa terminar una determinada cantidad de tareas en un plazo determinado. Un trabajador que termina cien tareas, en este caso, se considera más productivo que un compañero que termina 80 tareas, por ejemplo.
Para otros, la productividad significa hacer un trabajo de calidad (trabajo de máxima prioridad) y superar las expectativas establecidas en un plazo razonable. En este caso, la calidad prevalece sobre la cantidad, por lo que un trabajador que termina una tarea de máxima prioridad se considera más productivo que un colega que completa dos o más tareas de baja prioridad.
Aunque ninguno de los dos conceptos es erróneo, tal vez haya una mejor manera de ver la productividad: verla como una medida de la eficiencia con la que los trabajadores utilizan su tiempo y esfuerzo. En otras palabras, la productividad debería definirse como el hecho de que los trabajadores hagan las cosas correctas, en el momento correcto y con las herramientas adecuadas para alcanzar los objetivos establecidos rápidamente. A continuación, se ofrecen cuatro consejos de productividad para que su equipo (o usted mismo) vuelvan al camino correcto:
1. Invierta en herramientas de productividad inteligentes
Cuanto más eficientes sean las herramientas que utilices, más fácil te resultará priorizar tareas y planificar tu trabajo. Terminarás las tareas más rápido, lo que mejorará la calidad de tu trabajo. Hay muchas herramientas de productividad virtual que puedes agregar a tu estación de trabajo, algunas de ellas gratuitas y otras con una pequeña tarifa de suscripción.
Una de las herramientas de productividad más esenciales es contar con un software que te ayude a convertir a PDF todos tus documentos de Excel y Word. La versatilidad de los PDF los hace ideales para llevar registros, facturar sin papel, cifrar y enviar facturas y convertir documentos en papel en registros digitales sin tener que escribir todo a mano. Facilitan y hacen más cómodo el intercambio de datos de proyectos, especialmente para empresas digitales y equipos remotos.
Otros incluyen:
- Software de gestión de proyectos como Trello. Esta herramienta proporciona a los líderes de equipo la organización del flujo de trabajo que necesitan para estar al tanto de los proyectos del equipo sin comprometer la productividad.
- Aplicaciones para tomar notas como Evernote. Te ayudan a anotar, archivar y hacer un seguimiento de tus ideas. Puedes integrar estas herramientas en tu navegador web para poder anotar contenido importante de las páginas web.
- Una aplicación de tareas pendientes como Google Calendar te ayuda a reservar tiempo para tareas, programar reuniones y cumplir con los plazos establecidos, especialmente en el caso de proyectos a largo plazo. Un software de seguimiento del tiempo, como Toggl, sincroniza tus actividades con tu almacenamiento en la nube en tiempo real para ayudarte a realizar un seguimiento de tus horas facturables y analizar tu productividad.
2. Aprende a gestionar las interrupciones y distracciones
Si estás de nuevo en la oficina, es difícil crear un entorno de trabajo libre de distracciones. O si sigues trabajando desde casa, estás rodeado de un conjunto totalmente diferente de distracciones. Por eso necesitas una estrategia para gestionar tus distracciones más habituales . La mayor distracción en la era digital es tu teléfono inteligente. Comienza por desactivar todas las notificaciones del teléfono. Luego, puedes programar un horario para responder a las llamadas perdidas, los mensajes de voz o los mensajes de texto, preferiblemente después de alcanzar hitos razonables o de progresar en tu jornada laboral.
Luego está esta distracción que ha generado un gran debate: la multitarea. Mucha gente no estaría de acuerdo con esto, pero, según los expertos, las tareas laborales se transforman en distracciones cuando tienes que interrumpir tu concentración en una tarea para concentrarte en otra. Realizar muchas tareas al mismo tiempo te desorganiza, interrumpe tu línea de pensamiento, te ralentiza y perjudica enormemente tu productividad. Aprende a completar una tarea a la vez.
Si trabaja en una oficina ruidosa, puede minimizar las distracciones sonoras reproduciendo “ruido blanco” o música clásica a través de auriculares. Los ruidos blancos ahogan los ruidos no deseados y lo ayudan a concentrarse en las tareas que tiene entre manos. Además, deje en claro a sus colegas que no está de humor para distracciones innecesarias y charlas informales cuando esté trabajando en su escritorio.
3. Manténgase saludable
Un trabajador poco saludable es un trabajador improductivo. Cuida tu salud haciendo ejercicio regularmente . Si no tienes tiempo o dinero para pagar una membresía en un gimnasio, ir en bicicleta o caminar al trabajo o de regreso puede ser una buena opción para ti. O muévete mientras trabajas con una cinta de correr o una bicicleta de escritorio. Aparte de eso, debes limitar el consumo de bocadillos innecesarios y poco saludables durante la jornada laboral. Intenta comer alimentos saludables que no solo mantendrán tu cuerpo sano, sino que también mantendrán tu mente más aguda y concentrada. Debes intentar beber al menos un litro de agua todos los días y dormir al menos 8 horas todas las noches.
4. Conviértete en un lector ávido
La lectura es una forma comprobada de reducir el estrés. Te permite olvidarte de los problemas de la vida, sumergirte en la trama y relajarte como resultado. Una mente relajada es una mente sana y productiva. Además, la lectura es una excelente manera de ejercitar los "músculos" del cerebro. Tiene el mismo efecto en el desarrollo de la fuerza mental que jugar o resolver acertijos.
Además de estimular la estimulación cognitiva, la lectura también es una forma segura de sumar palabras adicionales a tu vocabulario para que puedas expresarte mejor y tener más confianza en tu vida profesional. Te proporciona nuevos fragmentos de información que pueden ayudarte a afrontar nuevos desafíos mejor y más rápido. También aumenta tus habilidades de pensamiento.
En resumen
Aprende a comunicarte de manera efectiva y sé honesto contigo mismo. Si no estás seguro de algo, pregúntale a alguien. Si te estás quedando atrás en la mayoría de los proyectos, sé abierto a evaluar tu desempeño laboral. Sé responsable de tus debilidades y saca el máximo provecho de tus fortalezas. Esfuérzate ahora por aplicar estos consejos de productividad a tu vida diaria y comenzarás a alcanzar tus metas.
Por: Sandra Whitney, HRCloud.com
